Miten Teen Oikein Laskun Yritykselle tai Asiakkaalle

✅ Oikean laskun tekeminen yritykselle varmistaa maksun, selkeyden ja luotettavuuden – tee lasku oikein, niin työsi arvostetaan!

Oikein tehty lasku yritykselle tai asiakkaalle sisältää kaikki lain edellyttämät tiedot sekä selkeät erittelyt myydyistä tuotteista tai palveluista. Laskun tulee olla tarkka, ymmärrettävä ja sisältää mm. laskun päiväyksen, eräpäivän, laskuttajan ja vastaanottajan tiedot, yksityiskohtaisen erittelyn, verokannan sekä kokonaissumman.

Tässä artikkelissa käymme läpi laskun laatimisen keskeiset vaiheet ja vaatimukset Suomessa, jotta voit tehdä laskun oikein sekä yritykselle että yksityiselle asiakkaalle. Kerron myös käytännön vinkkejä, mitä tietoja laskulla tulee aina olla, miten toimit verotuksen osalta ja mitä yleisiä virheitä kannattaa välttää. Lisäksi esittelen mallipohjan ja tärkeät noudatettavat säädökset.

Laskun tekemisen perusperiaatteet

Lasku toimii tositeena tehdystä kaupastasi tai palvelusta, ja sillä on lakisääteinen merkitys verotuksessa ja kirjanpidossa. Siksi laskun tulee sisältää seuraavat tiedot:

• Laskun päiväys ja numero – jokainen lasku on yksilöllisesti numeroitu ja päivätty.
• Laskuttajan tiedot – nimi, osoite, Y-tunnus (yrityksillä) ja tarvittaessa verotunniste.
• Vastaanottajan tiedot – asiakkaan nimi ja osoite.
• Myytyjen tuotteiden tai palveluiden yksilöinti – määrät, yksikköhinnat, alennukset (jos on) ja yhteissumma.
• Verokanta ja arvonlisävero (ALV) – ALV pitää eritellä sian mukaan sovellettavan verokannan mukaan.
• Laskun kokonaissumma – ALV mukaan lukien.
• Eräpäivä – milloin lasku tulee maksaa.
• Mahdolliset maksutavat ja maksuehdot.

Vinkkejä oikean laskun tekemiseen

• Pidä huolta numeroinnista: laskun numeroinnin tulee olla peräkkäinen välttääksesi sekaannukset.
• Tarkista asiakkaan tiedot ennen laskun lähettämistä virheiden välttämiseksi.
• Erittele ALV selkeästi ja varmista, että käytät oikeaa verokantaa (yleensä 24 %, tai esimerkiksi 14 % tai 10 % tietyissä tapauksissa).
• Käytä sähköistä laskutusjärjestelmää helpottaaksesi arkistointia ja kirjanpitoa.

Mitä huomioida laskuttaessa yrityksille?

Yrityksille laskutettaessa on tärkeää kirjata laskulle

• Y-tunnus – asiakkaan Y-tunnus ja myyjän Y-tunnus tukevat viranomaisvalvontaa.
• Verokannan mukainen ALV – yrityksille laskutettaessa arvonlisäveron tulee olla mukana, ellei kyseessä ole arvonlisäveroton toiminta.
• Maksuehdot ja viitenumero – yrityslaskuissa viitenumero nopeuttaa maksujen kohdistamista.

Laskun malli ja esimerkki

Yleiset vaatimukset laskun sisältöön ja muotoseikkoihin

Laskun laatiminen yritykselle tai asiakkaalle edellyttää tarkkaa huomiota laskun sisällön ja muotoseikkojen noudattamiseen. Tämä varmistaa, että lasku on lainmukainen, selkeä ja helpottaa niin maksajan kuin kirjanpidonkin työtä.

Pakolliset tiedot

Suomen lainsäädännön mukaan laskusta tulee löytyä seuraavat vähimmäistiedot:

• Laskun päivämäärä – milloin lasku on laadittu
• Laskunumero – yksilöllinen ja juokseva numero laskun tunnistamiseen
• Myyjän tiedot – yrityksen tai yrittäjän nimi, osoite ja mahdollinen Y-tunnus
• Ostajan tiedot – vastaanottavan yrityksen tai asiakkaan nimi ja osoite
• Toimituspäivä tai palvelun suorituspäivä, mikäli se eroaa laskun päiväyksestä
• Tuotteiden tai palveluiden kuvaus – mitä myynti koskee, esimerkiksi ”konsultointipalvelu” tai ”toimitetut tarvikkeet”
• Määrät ja yksikköhinnat – selkeä erittely myydyistä tuotteista tai palveluista
• Arvonlisävero (alv) – verokanta ja veron osuus rahamääräisesti ilmoitettuna
• Laskun loppusumma – kaikkine veroineen ja mahdollisine alennuksineen
• Maksuehto – esimerkiksi eräpäivä ja mahdolliset viivästyskorko- tai muistutusmaksuehdot

Esimerkki laskun pakollisista tiedoista

Muotoseikat – miten lasku kannattaa laatia

Selkeys ja luettavuus ovat avainasemassa, jotta laskun vastaanottaja voi helposti ymmärtää, mitä laskutetaan ja milloin maksu odotetaan. Hyvän laskun erottavat seuraavat ominaisuudet:

1. Looginen rakenne: tiedot tulee esittää loogisessa järjestyksessä, esimerkiksi ensin myyjä ja ostaja, sitten tuotteet tai palvelut ja lopuksi summa ja maksuehdot.
2. Fonttikoko ja tyyli: käytä riittävän suurta ja selkeää fonttia, välttele turhaa koristeellisuutta.
3. Tunnistettavuus: yrityksen logo ja/yhteystiedot lisäävät uskottavuutta.
4. PDF-muoto: sähköinen lasku kannattaa lähettää PDF-tiedostona, joka ei muutu vastaanottajan koneella.

Käytännön vinkit laskun laatimiseen:

• Kirjanpito-ohjelman käyttö: Monet ohjelmat, kuten Procountor tai Netvisor, automatisoivat laskujen luomisen ja varmistavat vaatimusten täyttymisen.
• Huolellinen tarkistus: Tarkista erityisesti eräpäivä, laskunumero ja verokantatiedot ennen lähettämistä.
• Arkistointi: Säilytä kaikki laskut vähintään kuusi vuotta verolainsäädännön mukaisesti.

On tärkeää muistaa, että virheellisesti laadittu lasku voi aiheuttaa maksujen viivästymisiä ja kirjanpidon ongelmia. Siksi kannattaa panostaa täydelliseen ja selkeään laskuun.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mitä tietoja laskuun tulee aina sisällyttää?

Laskuun tulee sisältyä myyjän ja ostajan tiedot, laskun päivämäärä, eräpäivä, yksilöllinen laskunumero, tuotteiden tai palveluiden kuvaukset, määrät, hinnat, sekä arvonlisävero ja kokonaissumma.

Voinko tehdä laskun sähköpostitse?

Kyllä, sähköpostitse tehty lasku on täysin hyväksyttävä, kunhan se sisältää kaikki vaadittavat tiedot ja on oikean muodossa.

Tarvitseeko laskussa näkyä arvonlisävero (ALV)?

Kyllä, arvonlisävero on ilmoitettava erikseen, ellei yritys ole ALV-rekisteristä vapautettu.

Voinko käyttää laskupohjaa vai pitääkö tehdä aina käsin?

Voit käyttää laskupohjaa tai laskutusohjelmaa, mikä helpottaa työn tekemistä ja varmistaa, että kaikki tiedot tulevat varmasti mukaan.

Mikä on laskun eräpäivä?

Eräpäivä on päivämäärä, johon mennessä lasku tulee maksaa. Tavallinen maksuaika on 14 tai 30 päivää laskun päiväyksestä.

Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä?

Kannattaa ottaa yhteyttä asiakkaaseen, lähettää maksumuistutus ja tarvittaessa ryhtyä perintätoimiin tai käyttää ulosottoa.

Toivomme, että tästä oppaasta oli apua laskun tekemisessä! Jätä kommenttisi alle, niin voimme auttaa parhaamme mukaan. Muista myös tutustua muihin artikkeleihimme verkkosivuillamme, jotka saattavat kiinnostaa sinua.