Kuinka Pitkään Tositteita Pitää Säilyttää Suomessa

✅ Tositteet tulee säilyttää Suomessa kirjanpitolain mukaan vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä — varmista verotuksen oikeellisuus!

Tositeiden säilytysaika Suomessa riippuu tositteen tyypistä ja siihen liittyvistä lainsäädännöllisistä vaatimuksista. Yleisesti ottaen kirjanpitolain mukaan kaikki liiketoimintaan liittyvät tositteet (kuten laskut, kuitit, sopimukset ja muut taloudelliset asiakirjat) tulee säilyttää vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi vuoden 2023 tositteet tulee säilyttää vähintään vuoden 2030 loppuun saakka. Myös verohallinto voi vaatia tositteiden säilyttämistä tarkastuksia varten tätä pidempään tietyissä tapauksissa.

Tässä artikkelissa käymme läpi tarkemmin mitä tositteita tulee säilyttää, mitä lakeja ja säädöksiä säilytysaikoihin liittyy sekä miten tositteiden säilytys kannattaa järjestää käytännössä. Lisäksi esittelemme poikkeustilanteita, esimerkiksi palkkahallintaan ja arvonlisäverotukseen liittyviä erityissääntöjä sekä annamme vinkkejä sähköiseen tositteiden säilytykseen ja arkistointiin. Näin varmistat, että yrityksesi tai organisaatiosi noudattaa Suomen lakia ja on valmis mahdollisiin tarkastuksiin kiireettömästi ja tehokkaasti.

Kirjanpitolain mukaiset säilytysajat

Suomen kirjanpitolain 2 luvun 10 § määrää, että kaikki liiketoiminnan kirjanpitoaineisto on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Näitä aineistoja ovat mm:

• Kirjanpitokirjat
• Alkuperäiset tositteet (laskut, kuitit, sopimukset)
• Tilinpäätösaineisto
• Muut kirjanpitomateriaali, kuten pankkitiliotteet

Verotuksen erityissäännökset

Verotuksen osalta säilytysajat ovat pääosin samat, eli 6 vuotta kirjanpitosäännösten mukaisesti, mutta käytännössä verotarkastukset voivat kohdistua aineistoihin 5–6 vuoden ajalta taaksepäin. Arvonlisäverotukseen liittyvät tositteet on aina säilytettävä vähintään 6 vuotta verovuoden päättymisestä.

Palkanlaskennan ja työsuhdeasiakirjojen säilytys

Palkanlaskentaan ja työsuhteisiin liittyvät asiakirjat, kuten palkkalaskelmat, työaikakirjanpidot ja työsopimukset, tulee säilyttää yleensä vähintään 6 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Työterveyshuoltoon ja vakuutuksiin liittyvät asiakirjat voivat olla vielä pidemmän säilytysajan piirissä.

Sähköinen arkistointi ja säilytys

Sähköisten tositteiden säilytys on laillista ja käytännössä suositeltavaa, kunhan ne ovat luotettavasti arkistoitu ja haettavissa. Sähköisessä arkistoinnissa tulee säilyttää alkuperäisasu ja varmistaa tiedon eheys ja muuttumattomuus säilytysajan ajan. Käytännössä tämä onnistuu erilaisilla arkistointijärjestelmillä ja varmuuskopioilla.

Yhteenveto säilytysajoista

Tositteiden säilytysajan vaikutus verotarkastuksiin ja tarkistuksiin

Tositteiden säilytysajalla on ratkaiseva merkitys verotarkastusten ja muiden viranomaistarkistusten sujuvuudelle Suomessa. Verohallinto edellyttää, että kaikki yritysten ja yksityishenkilöiden verotukseen liittyvät tositteet säilytetään riittävän pitkään, jotta voidaan varmistaa verotuksen oikeellisuus ja estää mahdolliset virheet tai petokset.

Miksi säilytysajan noudattaminen on tärkeää?

Verotarkastuksissa tarkastellaan menoja ja tuloja usein viiden vuoden ajalta, mikä tarkoittaa, että tositteet tulee säilyttää vähintään tämän ajan. Mikäli tarvittavia tositteita ei ole saatavilla, yritys tai yksityishenkilö voi joutua maksamaan lisäveroja tai maksamaan sanktioita. Virheelliset tai puuttuvat tositteet voivat johtaa myös sekä taloudellisiin että mainehaittoihin.

Esimerkki tositteiden säilytysajan tärkeydestä:

• Yritys A saa verotarkastuksen viiden vuoden sisällä tilikaudesta.
• Verotarkastuksessa vaaditaan kuittausten, laskujen ja muiden tositeasioiden esittämistä.
• Jos nämä tositteet on hävitetty tai ne ovat epäselviä, verottaja voi nostaa verotusarviota tai määrätä sakkoja.

Verohallinnon suositukset ja säilytysajat

Suomessa verolainsäädännön mukaan tällaisten tositteiden, kuten myynti- ja ostolaskujen, palkkakirjanpidon ja muiden taloudellisten asiakirjojen on säilyttävä vähintään 5 vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Lisäksi esimerkiksi arvonlisäverovelvollisen liiketoimintaan liittyvät tositteet tulee säilyttää saman ajan.

Yhteenveto säilytysajoista taulukkona:

Käytännön vinkkejä tositteiden säilyttämiseen verotarkastuksia varten

1. Järjestä tositteet selkeästi esimerkiksi päivämäärän, asiakkaan tai toimittajan mukaan.
2. Digitaalinen arkistointi – huomioi että sähköinen säilytys on sallittua, mutta vaatii varmuuskopiot ja asianmukaiset järjestelyt.
3. Pidä varmuuskopiot tärkeistä asiakirjoista pilvipalvelussa tai toisessa fyysisessä lokaatiossa.
4. Muista säilyttää myös sähköinen kirjanpito ja sen tositteet totuttuun säilytysaikaan.
5. Seuraa verohallinnon tiedotteita ja ohjeistuksia, sillä lainsäädäntö voi muuttua.

Yhteenvetona – oikea aikaisten tositteiden säilytys ei ole ainoastaan laillinen velvoite, vaan myös tärkeä keino varmistaa sujuvat verotarkastukset ja välttää taloudelliset sanktiot. Näin voit antaa viranomaisille luotettavan kuvan yrityksesi tai henkilökohtaisten taloustesi tilasta.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Kuinka kauan tositteet pitää säilyttää Suomessa?

Tositteet pitää säilyttää yleensä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Mitä tositteita on tärkeää säilyttää?

On tärkeää säilyttää kaikki liiketoimintaan liittyvät tositteet, kuten laskut, kuitit, sopimukset ja veroilmoitukset.

Voiko tositteet säilyttää sähköisesti?

Kyllä, tositteet voidaan säilyttää sähköisessä muodossa, kunhan ne ovat luettavissa ja säilyvät muuttumattomina.

Mitä tapahtuu, jos tositteita ei säilytä lain vaatimalla tavalla?

Viranomaiset voivat määrätä seuraamuksia, kuten sakkoja, jos tositteita ei ole säilytetty asianmukaisesti.

Onko eroja tositteiden säilytysajoissa eri toimialoilla?

Yleensä säilytysaika on kuusi vuotta, mutta tietyissä ammattiryhmissä tai sopimuksissa saattaa olla pidempiä vaatimuksia.

Miten kannattaa järjestää tositteiden säilytys?

Selkeä kansio- tai digitaalinen arkistointi auttaa löytämään tositteet helposti ja varmistaa lainmukaisuuden.

Toivomme, että tämä opas auttoi sinua ymmärtämään tositteiden säilytysaikoja Suomessa. Jätäthän kommenttisi alle ja tutustu myös muihin artikkeleihimme verkkosivullamme!