✅ GDPR vahvistaa työntekijän tietosuojaa: työnantaja saa käsitellä henkilötietoja vain lainmukaisesti, läpinäkyvästi ja turvallisesti.
GDPR eli General Data Protection Regulation vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn. Se asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen keräämiselle, säilyttämiselle, käyttämiselle ja suojaamiselle työpaikoilla. Työnantajan on varmistettava, että työntekijöiden henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, läpinäkyvästi ja tarkoituksenmukaisesti. Lisäksi työntekijällä on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä sekä vaatia niiden korjaamista tai poistamista tietyissä tilanteissa.
Tässä artikkelissa käsittelemme yksityiskohtaisesti, miten GDPR vaikuttaa työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn. Selvitämme muun muassa:
- mitä henkilötietoja työnantaja saa kerätä ja käsitellä
- mitkä ovat työnantajan velvollisuudet henkilötietojen suojaamisessa
- miten työntekijöiden oikeudet toteutuvat käytännössä
- miten GDPR velvoittaa dokumentoimaan ja raportoimaan henkilötietojen käsittelyn
- esimerkkejä hyvistä toimintatavoista sekä yleisimmistä haasteista ja vinkeistä niiden ratkaisemiseksi.
GDPR:n myötä työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä on tullut entistä vastuullisempaa ja läpinäkyvämpää. Se on myös tuonut uusia vaatimuksia esimerkiksi henkilöstöhallinnon tietojärjestelmille sekä johtanut työnantajien henkilöstön koulutuksiin tietosuojasta.
Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn lähtökohdat GDPR:n mukaan
Työntekijän henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, joilla henkilö voidaan tunnistaa, kuten nimi, osoite, henkilötunnus, pankkitiedot, suoritettu työaika sekä terveyteen liittyvät tiedot. GDPR velvoittaa, että henkilötietoja saa käsitellä vain, jos siihen on laillinen perustelu. Työnantajan yleisiä perusteita ovat esimerkiksi
- sopimuksen täytäntöönpano (työsopimus)
- lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (verotus, työturvallisuus)
- tekijän oikeutettujen etujen turvaaminen, kuitenkin työntekijän oikeuksia kunnioittaen
- työntekijän suostumus, jos muut perusteet eivät riitä
Työnantajan on myös huolehdittava, ettei se kerää tai säilytä ylimääräisiä henkilötietoja tai tietoja, jotka eivät liity suoraan työsuhteeseen. Esimerkiksi sairaustiedot saa käsitellä vain terveyteen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden perusteella, kuten sairauspoissaolojen käsittelyssä, ja niiden käsittely on rajattava tarkasti.
Työntekijöiden oikeudet ja työnantajan velvollisuudet
- Oikeus saada tietoa: Työntekijälle on annettava selkeä ja ymmärrettävä tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä kerätään, mihin tarkoitukseen niitä käytetään ja kenelle tietoja mahdollisesti luovutetaan.
- Oikeus saada pääsy tietoihin: Työntekijä voi pyytää nähtäväkseen kaikki itseään koskevat henkilötiedot.
- Oikeus oikaista tiedot: Epätarkat tai virheelliset tiedot tulee korjata.
- Oikeus poistaa tiedot: Tietyissä tilanteissa työntekijä voi pyytää henkilötietojen poistamista, esimerkiksi työsuhteen päätyttyä, jolloin tarpeettomat tiedot tulee poistaa tai anonymisoida.
- Rajoitus ja vastustaminen: Työntekijällä on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä esimerkiksi suoramarkkinoinnin osalta.
Työnantajan on toteutettava nämä oikeudet tehokkaasti ja kohtuullisessa ajassa. Lisäksi sen tulee huolehtia henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin keinoin, esimerkiksi käyttämällä salattuja järjestelmiä, rajattuja käyttöoikeuksia ja säännöllisiä auditointeja.
GDPR:n vaikutukset käytännössä: dokumentointi ja raportointi
Työnantajan on ylläpidettävä kattavaa dokumentaatiota henkilötietojen käsittelystä, jossa kuvataan mm.
- minkälaisia henkilötietoja käsitellään
- miksi ja kuinka pitkään tiedot säilytetään
- kenellä on pääsy tietoihin
- mitä suojaustoimia tiedoille on toteutettu
Lisäksi GDPR velvoittaa työnantajan ilmoittamaan mahdollisista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin sisällä, jos loukkaus voi vaarantaa työntekijöiden oikeudet tai vapaudet. Tämä asettaa vaatimuksia nopeille toimintamalleille ja henkilöstön koulutukselle.
Sallitut henkilötietojen käyttötarkoitukset työpaikalla GDPR:n mukaan
GDPR eli yleinen tietosuoja-asetus asettaa tarkat raamit sille, miten työntekijöiden henkilötietoja saa kerätä, tallentaa ja käyttää työpaikalla. Työnantajan tulee aina määritellä henkilötietojen käsittelylle selkeä, lainmukainen tarkoitus, ja tämä tarkoitus on kommunikoitava työntekijöille avoimesti.
Sallitut käyttötarkoitukset
- Työsuhteen hoitaminen
- Palkanmaksu, verotukseen liittyvät tiedot
- Työsopimuksen laatiminen ja seuranta
- Työajanseuranta ja lomien hallinta
- Työterveyshuoltoon liittyvät tiedot
- Työympäristön turvallisuuden varmistaminen
- Kulunvalvonta ja kulkuluvat
- Turvallisuuskoulutusten toteuttaminen ja niiden dokumentointi
- Työsuhteen hallinnolliset tarpeet
- Työntekijöiden kehityskeskustelut ja suorituksen arviointi
- Sisäinen viestintä, kuten tiedotteet ja henkilöstöhallinnon ilmoitukset
- Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen
- Lakisääteisten raporttien laatiminen
- Työterveyshuollon lakisääteisten tarkastusten tiedot
Konkreettinen esimerkki
Esimerkiksi työntekijän henkilötunnusta saa käyttää vain palkanlaskentaan tai verotietojen käsittelyyn. Sitä ei saa hyödyntää esimerkiksi markkinointiin tai ulkopuolisiin rekistereihin ilman työntekijän erillistä suostumusta.
Erityistapaukset ja suostumus
Jos henkilötietojen käyttötarkoitus ei kuulu työsuhteen normaaleihin hallinnollisiin tai lakisääteisiin tarpeisiin, työnantajan on hankittava työntekijältä selkeä ja vapaaehtoinen suostumus. Tämä koskee erityisesti arkaluontoisia tietoja, kuten terveystietoja tai etnistä taustaa koskevia tietoja.
Tärkeät käytännön neuvot työnantajille
- Kirjaa aina selkeästi, mihin tarkoitukseen kukin henkilötietoryhmä kerätään ja miten niitä käytetään.
- Varmista, että työntekijät saavat tietoa heidän tietojensa käsittelystä ymmärrettävästi ja avoimesti.
- Rajaa henkilötietojen käsittely vain niihin tietoihin, jotka ovat tarpeellisia kyseiseen käyttötarkoitukseen.
- Hyödynnä tietojen minimoinnin periaatetta, eli älä kerää enempää tietoa kuin on ehdottomasti tarpeen.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteet työsuhteessa
GDPR:n nojalla henkilötietojen käsittely voi perustua useaan eri oikeusperusteeseen:
- Työsopimuksen täytäntöönpano – esimerkiksi palkanmaksu tai työtehtävien järjestäminen.
- Lakisääteinen velvoite – esimerkiksi työturvallisuuslainsäädännön noudattaminen.
- Työnantajan oikeutettu etu – esimerkiksi sisäisen turvallisuuden toteuttaminen, kunhan työntekijöiden oikeuksia ei loukata.
- Työntekijän suostumus – mikäli käsitellään arkaluonteisia tai muita erityistietoja, joita ei voida käsitellä muilla perusteilla.
Vertailutaulukko: Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet työpaikalla
| Oikeusperuste | Käyttötarkoitus | Esimerkkejä | Tarvittava suostumus |
|---|---|---|---|
| Työsopimuksen täytäntöönpano | Työsuhteen hallinta | Palkanmaksu, työaikakirjanpito | Ei |
| Lakisääteinen velvoite | Työturvallisuus, verotus | Työterveyshuolto, veroraportointi | Ei |
| Oikeutettu etu | Organisaation suojaaminen | Kulunvalvonta, sisäiset valvontatoimet | Ei, jos työntekijän oikeuksia ei loukata |
| Työntekijän suostumus | Aineistot, jotka eivät ole työsuhteen kannalta välttämättömiä | Arkaluonteiset terveys- ja taustatiedot | Kyllä |
Usein kysytyillä kysymyksillä
Mitä GDPR tarkoittaa työnantajan näkökulmasta?
GDPR määrittelee säännöt henkilötietojen käsittelylle, mukaan lukien työntekijöiden tiedot, varmistaen tietosuojan ja yksityisyyden suojan työpaikalla.
Mitä henkilötietoja työnantaja voi käsitellä GDPR:n mukaan?
Työnantaja voi käsitellä vain työntekijän työsuhteen hoitamiseen välttämättömiä tietoja, kuten nimi, osoite, henkilötunnus, pankkitiedot ja työsuhdetiedot.
Mitkä ovat työntekijöiden oikeudet henkilötietojensa suhteen?
Työntekijöillä on oikeus saada tietoa, pyytää korjausta, rajoittaa käsittelyä ja tietyissä tilanteissa vastustaa tietojensa käsittelyä.
Kuinka kauan työnantaja saa säilyttää työntekijän henkilötietoja?
Tietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeellista työsuhteen hoitamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Mitä työnantajan tulee tehdä, jos henkilötietovuoto tapahtuu?
Työnantajan on ilmoitettava tietosuojaviranomaiselle ja tarvittaessa myös työntekijöille viipymättä ja ryhdyttävä toimenpiteisiin vahinkojen minimoimiseksi.
| Avainkohtia | Kuvaus |
|---|---|
| GDPR:n periaatteet | Läpinäkyvyys, tietojen minimointi, säilytyksen rajoittaminen, oikeudenmukainen ja lainmukainen käsittely. |
| Henkilötiedon määritelmä | Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot. |
| Työnantajan velvollisuudet | Turvata tietojen salaus, rajoittaa pääsy tietoon, tehdä tietosuojaseloste ja nimetä tarvittaessa tietosuojavastaava. |
| Työntekijän oikeudet | Oikeus saada pääsy tietoihin, korjata virheet, rajoittaa käsittelyä, vastustaa ja pyytää tietojen poistamista. |
| Säilytysaika | Tiedot säilytetään lain vaatimusten mukaisesti, yleensä työsuhteen päätymisestä määräajan. |
| Henkilötietojen suojaus | Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten käytönvalvonta, varmuuskopiointi ja salaus. |
| Tietoturvaloukkaukset | Ilmoitusvelvollisuus viranomaisille 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta. |
Jos sinulla on kysyttävää tai kokemuksia GDPR:n vaikutuksesta työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn, jätä kommenttisi alle! Muista myös tutustua muihin artikkeleihimme verkkosivustollamme saadaksesi lisää hyödyllistä tietoa.
